Elternzeit beim Arbeitgeber beantragen: Frist, Form und Musterschreiben

Für Elternzeit, die bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes genommen wird, gilt eine Anmeldefrist von sieben Wochen vor dem gewünschten Beginn. Maßgeblich ist der Zugang beim Arbeitgeber, nicht das Datum auf dem Schreiben oder der Poststempel. Wer die Frist versäumt, verliert den Anspruch nicht, kann die Elternzeit aber regelmäßig erst später beginnen – die Frist verschiebt den Start entsprechend nach hinten.

Für Zeiträume zwischen dem dritten und dem achten Geburtstag beträgt die Frist 13 Wochen. Plant ihr also einen späteren Block, etwa zum Schulstart, rechnet mit dem längeren Vorlauf. Ein praktischer Hinweis für gebärende Mütter: Die Elternzeit schließt üblicherweise direkt an die Mutterschutzfrist nach der Geburt an. Der Anmeldetermin liegt dann meist noch vor der Geburt, weil sieben Wochen vor dem Ende des Mutterschutzes gerechnet wird.

Die Anmeldung der Elternzeit bedarf der Schriftform. Das bedeutet: ein Schreiben auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift, das dem Arbeitgeber zugeht. Eine E-Mail, ein eingescanntes PDF, ein Foto der Unterschrift oder ein Fax erfüllen diese Anforderung nicht. Auch eine mündliche Absprache mit der Führungskraft ersetzt das Schreiben nicht, selbst wenn im Betrieb alle Bescheid wissen.

Sichert den Zugang ab: persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung, Einwurf-Einschreiben oder Übergabe im Beisein einer Zeugin oder eines Zeugen. Bewahrt eine Kopie des unterschriebenen Schreibens zusammen mit dem Zugangsnachweis auf. Falls es später Streit über den Beginn der Elternzeit oder den Kündigungsschutz gibt, ist das euer wichtigster Beleg.

Mit der Anmeldung ist gleichzeitig verbindlich zu erklären, für welche Zeiträume innerhalb der ersten beiden Lebensjahre des Kindes Elternzeit genommen wird. Diese Erklärung ist bindend. Wer nachträglich anders planen möchte, braucht grundsätzlich die Zustimmung des Arbeitgebers; nur in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen besteht ein einseitiges Änderungsrecht.

Überlegt deshalb vor dem Schreiben in Ruhe, wie ihr die Monate aufteilt – und stimmt die Elternzeit mit der Elterngeld-Planung ab. Elternzeit und Elterngeld folgen unterschiedlichen Regeln: Die Elternzeit regelt die Freistellung vom Job, das Elterngeld die Geldleistung. Wer beides getrennt plant, verschenkt oft Geld oder blockiert sich Monate, die später fehlen.

Teilzeit während der Elternzeit ist in zulässigem Umfang möglich und für viele Eltern der Weg zurück in den Beruf. Formal ist der Teilzeitwunsch ein eigener Antrag mit eigenen Voraussetzungen und Fristen – er ist nicht Teil der Anmeldung der Elternzeit. Es ist aber sinnvoll und praxisüblich, die Absicht bereits im Anmeldeschreiben anzukündigen, damit der Betrieb planen kann.

Nennt dabei den gewünschten Umfang in Wochenstunden, den Startzeitpunkt und – wenn möglich – die gewünschte Verteilung über die Woche. Beachtet, dass Teilzeiteinkommen während des Elterngeldbezugs auf die Leistung angerechnet wird und die Arbeitszeit im Durchschnitt 32 Wochenstunden nicht überschreiten darf.

Ein wirksames Anmeldeschreiben ist kurz, aber vollständig. Diese Bausteine sollten enthalten sein:

• Name, Personalnummer und Anschrift sowie Anschrift des Arbeitgebers
• Geburtsdatum des Kindes beziehungsweise der errechnete Termin
• Erklärung, dass Elternzeit in Anspruch genommen wird, mit genauem Beginn- und Enddatum
• Verbindliche Angabe aller Zeiträume innerhalb der ersten beiden Lebensjahre
• Optional: Ankündigung eines Teilzeitwunsches mit Stundenzahl und Startzeitpunkt
• Bitte um schriftliche Bestätigung
• Ort, Datum und eigenhändige Unterschrift

Ein Textbaustein für den Kern des Schreibens:

„Hiermit melde ich Elternzeit für unser Kind, geboren am [Geburtsdatum], an. Ich nehme Elternzeit in der Zeit vom [Beginn] bis einschließlich [Ende]. Innerhalb der ersten beiden Lebensjahre unseres Kindes werde ich darüber hinaus keine weitere Elternzeit in Anspruch nehmen. Ich bitte Sie um eine schriftliche Bestätigung des Zeitraums.“

Die Elternzeit meldet ihr beim Arbeitgeber an. Das Elterngeld beantragt ihr getrennt davon bei der zuständigen Elterngeldstelle, und zwar erst nach der Geburt. Für das Elterngeld gilt eine eigene wichtige Grenze: Es wird höchstens für die letzten drei Lebensmonate vor dem Monat gezahlt, in dem der Antrag eingeht. Wer zu spät beantragt, verliert frühere Monate endgültig.

Plant deshalb beide Termine gemeinsam: den Zugang des Elternzeit-Schreibens sieben Wochen vor Beginn und den Elterngeld-Antrag so früh wie möglich nach der Geburt. In unserem persönlichen Fahrplan erstellen wir aus euren Angaben für jeden angestellten Elternteil ein fertig ausgefülltes Musterschreiben mit euren Zeiträumen, dazu die passende Anmeldefrist als Kalendereintrag mit Erinnerung.